Termos de Uso

Estes Termos de Uso (“Termos”) regulam a contratação e o uso do MediControle, software disponibilizado como serviço (SaaS) (“MediControle”, “nós”), acessível em medicontrole.com.br. Ao criar uma conta ou utilizar o sistema, você declara que leu, compreendeu e aceita estes Termos, a Política de Privacidade e o Acordo de Tratamento de Dados Pessoais, que integram este documento.

1. Definições

• Assinante: o médico (pessoa física) ou a pessoa jurídica (consultório ou clínica) que cria a conta e contrata o MediControle.
• Clínica: o espaço de trabalho do Assinante no sistema, onde ficam isolados os seus dados.
• Usuário: qualquer pessoa com acesso à Clínica, incluindo o Assinante e os membros da equipe convidados por ele (médicos, secretárias e demais colaboradores).
• Dados Clínicos: dados de pacientes inseridos no sistema, como cadastro, prontuário, atendimentos, sinais vitais, documentos emitidos e anexos de exames.
• Período de Teste: período gratuito de 30 dias previsto na cláusula 4.

2. Objeto

2.1. O MediControle concede ao Assinante, durante a vigência da assinatura, licença de uso não exclusiva, intransferível e revogável do sistema, acessado pela internet, que oferece, entre outros recursos: prontuário eletrônico no formato SOAP, agenda, cadastro de pacientes, emissão de documentos médicos (receituários simples e de controle especial, atestados, solicitações de exames e relatórios), controle financeiro e gestão de equipe com permissões por módulo.

2.2. O MediControle é uma ferramenta de apoio à gestão e ao registro. Não presta serviços médicos, não realiza diagnóstico, não sugere condutas e não substitui o julgamento clínico do profissional.

2.3. Os recursos podem ser aprimorados, alterados ou substituídos ao longo do tempo, sem redução substancial das funcionalidades essenciais contratadas. Funcionalidades ainda não oferecidas, como assinatura digital com certificado ICP-Brasil, receita digital integrada, telemedicina, faturamento de convênios (TISS) e emissão de nota fiscal das consultas do médico, não integram o objeto destes Termos.

3. Cadastro e conta

3.1. Para usar o sistema é necessário criar uma conta com informações verdadeiras, completas e atualizadas. O Assinante declara ter capacidade civil e, quando atuar em nome de pessoa jurídica, poderes para vinculá-la.

3.2. O MediControle é destinado a médicos regularmente inscritos no Conselho Regional de Medicina e às suas equipes. O Assinante é responsável por manter sua inscrição regular e por não permitir o uso do sistema para atividade privativa de médico por quem não esteja habilitado.

3.3. Login e senha são pessoais e intransferíveis. Cada Usuário deve ter o próprio acesso, sendo vedado o compartilhamento de credenciais. O Assinante deve comunicar imediatamente qualquer suspeita de uso não autorizado.

3.4. Podemos recusar, suspender ou encerrar contas criadas com dados falsos, em violação a estes Termos ou à lei, observado o disposto na cláusula 9 quanto à preservação dos Dados Clínicos.

4. Período de teste gratuito

4.1. Toda nova Clínica tem direito a 30 dias de uso gratuito, com todos os recursos liberados, mediante o cadastro de um cartão de crédito no início, sem cobrança durante o Período de Teste.

4.2. Ao cadastrar o cartão, o Assinante escolhe o plano e autoriza a cobrança recorrente. Ao fim do Período de Teste, o valor do primeiro ciclo do plano escolhido é cobrado automaticamente no cartão cadastrado, e a assinatura segue renovando no ciclo do plano (cláusula 5.4). Durante o Período de Teste nenhum valor é cobrado.

4.3. O Assinante pode cancelar a qualquer momento, pelo próprio sistema. Cancelando antes do fim do Período de Teste, nada é cobrado: o acesso completo segue até o último dia do teste e, depois dele, a conta passa ao modo somente leitura descrito na cláusula 9. Cada Clínica tem direito a um único Período de Teste; o MediControle pode negar um novo período a quem já o tenha utilizado.

5. Planos, preços e pagamento

5.1. Os planos disponíveis na data desta versão são:

• Mensal: R$ 250,00 por mês, cobrados a cada mês.
• Anual: R$ 2.400,00 por ano, cobrados a cada 12 meses, com 20% de desconto em relação a doze mensalidades.

5.2. Os dois planos incluem todos os recursos do sistema e número ilimitado de Usuários na Clínica. Os preços vigentes ficam sempre disponíveis em medicontrole.com.br.

5.3. As cobranças são processadas pela Stripe Brasil Soluções de Pagamento – Instituição de Pagamento Ltda. (“Stripe”), por cartão de crédito, meio exigido para iniciar o Período de Teste. Os dados de pagamento informados ao Stripe são tratados por ele conforme suas próprias políticas; o MediControle não armazena números de cartão.

5.4. A assinatura é renovada automaticamente ao fim de cada ciclo (mensal ou anual), pelo mesmo plano, até que o Assinante a cancele.

5.5. Em caso de atraso no pagamento, o MediControle poderá, após aviso ao Assinante e decorridos 5 (cinco) dias do vencimento, colocar a conta em modo somente leitura até a regularização. Não haverá exclusão de dados por inadimplência.

5.6. Os valores incluem os tributos incidentes sobre o serviço. A nota fiscal de serviço referente à assinatura é emitida para o CPF ou CNPJ informado nos dados de cobrança.

6. Reajuste de preços

6.1. Os preços poderão ser reajustados uma vez a cada 12 (doze) meses, pela variação acumulada do IPCA/IBGE ou do índice que vier a substituí-lo, ou ainda por revisão da tabela de preços.

6.2. Qualquer alteração de preço será comunicada com antecedência mínima de 30 (trinta) dias, por e-mail ou aviso no sistema, e só valerá a partir da renovação seguinte. No plano anual, o preço do ciclo já pago não é alterado. Se não concordar com o novo valor, o Assinante pode cancelar antes da renovação, sem ônus.

7. Direito de arrependimento

7.1. Quando aplicável o Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078/1990, art. 49), o Assinante poderá desistir da contratação em até 7 (sete) dias contados do primeiro pagamento (o cadastro do cartão no Período de Teste não é pagamento), com devolução integral do valor pago, pelo mesmo meio utilizado ou por transferência para conta indicada.

8. Cancelamento

8.1. O Assinante pode cancelar a assinatura a qualquer momento, pelo próprio sistema ou pelos canais de atendimento, sem multa ou fidelidade.

8.2. O cancelamento interrompe as cobranças futuras. O acesso completo permanece até o fim do período já pago. Fora da hipótese da cláusula 7, não há devolução proporcional de valores de períodos já iniciados, inclusive no plano anual.

8.3. O MediControle poderá rescindir a contratação em caso de violação grave destes Termos ou da lei, mediante comunicação ao Assinante, aplicando-se igualmente a cláusula 9.

9. Efeitos do cancelamento, do fim do teste e da inadimplência

9.1. Modo somente leitura. Encerrado o período pago ou o Período de Teste, a Clínica passa ao modo somente leitura: os Usuários continuam podendo acessar, consultar e imprimir prontuários, documentos e demais registros, mas não podem criar ou alterar dados. A reativação de um plano restabelece imediatamente o acesso completo.

9.2. Exportação. A qualquer tempo, inclusive após o cancelamento, o Assinante pode solicitar a exportação dos dados da Clínica em formato eletrônico estruturado e de uso comum, com os anexos em seus formatos originais, que será disponibilizada em até 15 (quinze) dias.

9.3. Retenção. Os dados são mantidos em modo somente leitura, sem custo, enquanto o MediControle estiver em operação, salvo pedido de eliminação feito pelo Assinante nos termos do Acordo de Tratamento de Dados. Caso o serviço venha a ser descontinuado, o Assinante será avisado com antecedência mínima de 90 (noventa) dias para exportar seus dados.

9.4. Guarda do prontuário. A Resolução CFM nº 1.821/2007 estabelece prazo mínimo de 20 (vinte) anos para a guarda dos prontuários a partir do último registro. Por isso, o sistema não permite apagar o prontuário de paciente que possua atendimentos. A obrigação legal de guarda é do médico e da instituição de saúde; recomendamos que o Assinante, ao deixar de usar o serviço, exporte e mantenha cópia de seus registros.

10. Obrigações do Assinante e dos Usuários

O Assinante, por si e pelos Usuários da sua Clínica, obriga-se a:

1. preservar o sigilo médico e a confidencialidade das informações de pacientes, nos termos do Código de Ética Médica, do art. 154 do Código Penal e da legislação aplicável;
2. inserir informações verdadeiras e ser o único responsável pelo conteúdo clínico registrado, incluindo anamnese, diagnósticos, CID, prescrições, atestados e demais documentos, bem como pela conferência de todo documento antes de imprimi-lo, assiná-lo ou entregá-lo ao paciente;
3. observar as normas sanitárias e éticas de prescrição, inclusive a Portaria SVS/MS nº 344/1998 para medicamentos sujeitos a controle especial;
4. conceder acessos à equipe apenas na medida necessária à função de cada pessoa, revisar periodicamente as permissões e revogar imediatamente o acesso de quem deixar a equipe. O Assinante responde pelos atos praticados pelos Usuários que convidar;
5. atuar como controlador dos dados pessoais de seus pacientes, observando a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), inclusive quanto à informação aos titulares e ao atendimento de seus direitos;
6. manter equipamentos, navegadores e redes seguros e atualizados, e proteger as próprias credenciais;
7. não utilizar o sistema para fins ilícitos, não tentar burlar mecanismos de segurança, acessar dados de outras clínicas, fazer engenharia reversa, revender ou sublicenciar o serviço, nem sobrecarregar a infraestrutura de forma intencional.

11. Documentos médicos e prontuário eletrônico

11.1. Os documentos gerados pelo sistema destinam-se à impressão ou ao salvamento em PDF. A assinatura digitalizada que o Assinante pode inserir é uma imagem e não equivale à assinatura digital com certificado ICP-Brasil. Documentos que exijam assinatura de próprio punho, como o receituário de controle especial, devem ser assinados manualmente após a impressão.

11.2. O MediControle não possui, nesta versão, certificação de sistema de registro eletrônico em saúde emitida pela SBIS/CFM. Nos termos da Resolução CFM nº 1.821/2007, a eliminação do prontuário em papel depende do uso de sistema certificado com assinatura digital ICP-Brasil (NGS2). Cabe ao Assinante avaliar a necessidade de manter registros impressos e assinados conforme as normas do seu Conselho.

11.3. O sistema não oferece telemedicina. Se o Assinante registrar no MediControle atendimentos realizados por telemedicina em outras ferramentas, deverá observar a Resolução CFM nº 2.314/2022.

12. Proteção de dados pessoais

12.1. Em relação aos dados dos pacientes, o Assinante é o controlador e o MediControle atua como operador (Lei nº 13.709/2018, art. 5º, VI e VII), conforme o Acordo de Tratamento de Dados Pessoais.

12.2. Em relação aos dados cadastrais e de uso do Assinante e dos Usuários, o MediControle é controlador, conforme a Política de Privacidade.

13. Disponibilidade e suporte

13.1. Empregamos esforços comercialmente razoáveis para manter o sistema disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana. Podem ocorrer interrupções para manutenção, preferencialmente fora do horário comercial e com aviso prévio quando programadas, além de indisponibilidades causadas por falhas de terceiros (provedores de internet, hospedagem e energia), caso fortuito ou força maior.

13.2. O suporte é prestado por meios eletrônicos indicados no sistema, em dias úteis e horário comercial, para dúvidas de uso e correção de falhas.

13.3. Realizamos cópias de segurança (backups) periódicas da base de dados. Isso não dispensa o Assinante de manter as cópias que entender necessárias de seus registros.

13.4. Recurso de WhatsApp (em teste, canal não oficial). O MediControle pode oferecer, às clínicas habilitadas, o envio de mensagens pelo número de WhatsApp do próprio Assinante, conectado por leitura de QR code: mensagens enviadas por clique de um usuário (como a confirmação de consulta) e, se o Assinante ativar, mensagens automáticas configuráveis (aviso de agendamento, remarcação ou cancelamento, lembrete, confirmação, pós-consulta, pesquisa de satisfação, retorno, aniversário e aviso de emissão de receita, atestado ou pedido de exames). Esse recurso utiliza um conector não oficial, que não é um serviço, produto nem API da WhatsApp LLC ou da Meta, e que pode contrariar os termos de uso do WhatsApp.

13.5. Por usar um canal não oficial, o recurso é oferecido no estado em que se encontra, sem garantia de funcionamento contínuo, de entrega das mensagens ou de resposta do paciente. O WhatsApp pode restringir, suspender ou banir o número conectado, sem que o MediControle possa evitar ou reverter a medida, e o envio automático aumenta esse risco. O Assinante conecta o recurso por sua conta e risco, assume a responsabilidade pelo número escolhido e deve preferir um número que possa perder sem prejuízo à operação. O MediControle não responde por bloqueios, perdas de contatos ou conversas, nem por lucros cessantes decorrentes dessa medida. Para reduzir o risco, o sistema aplica limites de horário e de quantidade de envios, que o Assinante não deve tentar contornar. O Assinante pode desconectar o número e desligar as automações a qualquer momento, em Configurações, e o MediControle poderá suspender ou encerrar o recurso quando entender necessário.

13.6. O Assinante é responsável por ter a base legal e, quando exigido, o consentimento do paciente para contatá-lo por esse meio. As mensagens automáticas que não sejam avisos diretos de uma consulta marcada só são enviadas a pacientes que o Assinante marcou como tendo autorizado o contato, e o Assinante responde pela veracidade dessa marcação e por guardar a prova da autorização. O paciente que responder SAIR deixa de receber mensagens automáticas, e o sistema registra esse pedido; o Assinante não deve contorná-lo. O Assinante pode editar os textos das mensagens, responde pelo conteúdo que escrever, deve evitar informação clínica (diagnóstico, medicamento, resultado de exame) e não pode usar o recurso para publicidade, spam ou envio em massa.

13.7. O MediControle oferece uma caixa de entrada para a equipe do Assinante conversar com os pacientes pelo número conectado. Para isso, guarda o histórico das conversas (texto das mensagens enviadas e recebidas, data, hora, quem atendeu e as anotações internas da equipe), que integra os dados da clínica e fica visível apenas a quem o Assinante autorizar no módulo WhatsApp. As conversas são excluídas automaticamente 12 (doze) meses depois de cada mensagem. As fotos, vídeos, áudios e documentos da conversa (até 15 MB cada) também ficam guardados, em armazenamento privado e pelo mesmo prazo. Guarda também o registro de cada envio (tipo, destino e resultado), a fila de envios, os números que pediram para parar e, na pesquisa de satisfação, a nota e o comentário do paciente. O Assinante deve informar aos pacientes que o atendimento pelo WhatsApp fica registrado e responde por manter no módulo apenas as pessoas que precisam do acesso. O conteúdo das conversas não é prontuário e não substitui o registro clínico, que deve ser feito no próprio prontuário.

13.8. Assistente de IA (opcional, cobrado à parte). O Assinante pode contratar um assistente virtual que atende o WhatsApp da clínica usando um modelo de inteligência artificial (Claude, da Anthropic). O assistente informa horários, endereço e valores cadastrados e pode marcar, remarcar, cancelar e confirmar consultas na agenda, sempre a pedido do paciente com quem conversa, e chama a equipe quando não deve ou não consegue resolver. Cada mensagem que ele envia ao paciente é uma resposta para fins de cobrança. O preço, a franquia mensal e o valor do excedente são os exibidos na tela de ativação, aceitos pelo Assinante ao ativar; a mensalidade é cobrada na ativação e o excedente, na fatura seguinte. O Assinante define um teto mensal de respostas e pode cancelar a qualquer momento, com efeito ao fim do período já pago.

13.9. O assistente é uma ferramenta de apoio administrativo, não presta atendimento médico: é instruído a não dar diagnóstico, interpretar exames, indicar medicamento ou conduta, e a orientar o paciente a procurar atendimento de urgência quando for o caso. Como todo sistema de IA, pode errar, entender mal um pedido ou escrever algo inadequado. O Assinante é responsável por escrever e revisar as instruções do assistente, por testá-lo antes de usar, por acompanhar as conversas e por informar aos pacientes que parte do atendimento é feita por um assistente virtual. O MediControle não garante a exatidão das respostas e não responde por decisões tomadas com base nelas; o assistente se identifica como virtual e a equipe pode assumir qualquer conversa, o que o pausa nela.

13.10. Para responder, o conteúdo da conversa em andamento e as informações da agenda que o assistente consulta são enviados à Anthropic, suboperador que atua nos Estados Unidos, conforme o Acordo de Tratamento de Dados. O uso da IA em volume por um canal de WhatsApp não oficial aumenta o risco de bloqueio do número (item 13.5), que o Assinante assume.

14. Responsabilidade e limitações

14.1. O MediControle responde pelo funcionamento do sistema conforme estes Termos e pelos danos que causar por descumprimento de suas obrigações, inclusive de segurança da informação.

14.2. O MediControle não se responsabiliza:

1. pelo conteúdo clínico inserido, pelas decisões médicas e pelos documentos emitidos e assinados pelo Assinante;
2. por acessos realizados com credenciais válidas de Usuários, ou por permissões concedidas pelo Assinante;
3. por falhas nos equipamentos, conexões ou softwares do Assinante;
4. por lucros cessantes, perda de chance ou danos indiretos, na máxima extensão permitida pela lei.

14.3. Ressalvados os casos de dolo, culpa grave e as hipóteses em que a lei não admita limitação, especialmente quando aplicável o Código de Defesa do Consumidor, a responsabilidade total do MediControle fica limitada ao valor efetivamente pago pelo Assinante nos 12 (doze) meses anteriores ao fato que originou o dano.

15. Propriedade intelectual

15.1. O software, a marca MediControle, o layout, os textos e demais elementos do sistema pertencem ao MediControle e são protegidos pela Lei nº 9.609/1998 (software), pela Lei nº 9.610/1998 (direitos autorais) e pela Lei nº 9.279/1996 (propriedade industrial). Estes Termos não transferem nenhum desses direitos ao Assinante.

15.2. Os dados inseridos pelo Assinante, incluindo os Dados Clínicos, o papel timbrado e a assinatura digitalizada, continuam sendo do Assinante e dos respectivos titulares. O MediControle só os utiliza para prestar o serviço.

15.3. Sugestões de melhoria enviadas pelo Assinante podem ser incorporadas ao sistema livremente, sem que isso gere direito a remuneração.

16. Registros de acesso

Em cumprimento ao Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014, art. 15), mantemos os registros de acesso à aplicação pelo prazo mínimo de 6 (seis) meses, em ambiente controlado e seguro, e só os fornecemos mediante ordem judicial ou nas demais hipóteses legais.

17. Alterações destes Termos

Podemos atualizar estes Termos para refletir mudanças no serviço ou na legislação. Alterações relevantes serão comunicadas com antecedência mínima de 30 (trinta) dias, por e-mail ou aviso no sistema. O uso continuado após a vigência da nova versão representa concordância; caso não concorde, o Assinante pode cancelar a assinatura sem ônus.

18. Disposições gerais

18.1. A tolerância quanto ao descumprimento de qualquer cláusula não implica renúncia ou novação. A invalidade de uma cláusula não afeta as demais.

18.2. As comunicações serão feitas preferencialmente por meio eletrônico, para o e-mail cadastrado na conta.

18.3. Estes Termos são regidos pelas leis da República Federativa do Brasil. O Assinante consumidor pode propor ação no foro de seu domicílio.